bakgrunnur toppur
bakgrunnur botn

Þú ert hér

Á L I T UMBOÐSMANNS BORGARBÚA í máli nr. 32/2016

Dagsetning álits: 
Fimmtudagur, maí 12, 2016

Til umboðsmanns borgarbúa leitaði A vegna synjunar Bílastæðasjóðs á umsókn hennar um íbúakort á grundvelli reglna nr. 591/2015 þar um og tilkynningar um þá ákvörðun Bílastæðasjóðs. Í málinu lá fyrir að umsókn A hefði verið synjað sökum þess að hún uppfyllti ekki það skilyrði 2. og 4. gr. reglna um íbúakort að hafa þinglýstan leigusamning um leigu íbúðarhúsnæðis á því svæði miðborgar Reykjavíkur sem reglurnar taka til. Umboðsmaður taldi þegar af þeirri ástæðu ekki tilefni til að gera athugasemdir við ákvörðun Bílastæðasjóðs að þessu leyti enda ekki um ólögmætt eða ómálefnalegt skilyrði fyrir útgáfu íbúakort að ræða.

Umboðsmaður taldi þó tilefni til þess að gera athugasemdir við málsmeðferð Bílastæðasjóðs að því er varðaði tilkynningu sjóðsins til A um synjun á umsókn hennar og þann rökstuðning sem A var veittur í kjölfar beiðni hennar þar um. Í málinu lá fyrir að í þeim rökstuðningi sem sem A var veittur hefði einungis verið vísað með almennum hætti til gildandi reglna um úthlutun íbúakorta en auk þess hefði A verið leiðbeint að leita til umboðsmanns borgarbúa. Í áliti sínu fór umboðsmaður yfir 20., 21. og 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 um skyldu stjórnvalda til þess að tilkynna málsaðila um töku stjórnvaldsákvörðunar, skyldu stjórnvalda til þess að veita rökstuðning væri þess óskað og efni og inntak þess rökstuðnings. Taldi umboðsmaður ljóst að Bílastæðasjóður hefði ekki hagað málsmeðferð sinni í samræmi umrædd ákvæði stjórnsýslulaganna enda hefði ákvörðuninni ekki fylgt leiðbeiningar um heimild aðila til að fá ákvörðun rökstudda auk þess að sá rökstuðningur sem hefði að endingu verið veittur fullnægði ekki áskilnaði 22. gr. stjórnsýslulaga um efni rökstuðnings. Beindi umboðsmaður þeim tilmælum til Bílastæðasjóðs að útbúnar yrðu verklagsreglur sem giltu um veitingu rökstuðnings og aðra framsetningu sjóðsins til notenda þjónustu hans svo starfshættir Bílastæðasjóðs samræmdust þeim skyldum sem lagðar væru á stjórnvöld að því leyti í stjórnsýslulögum.

 

 

Á L I T

UMBOÐSMANNS BORGARBÚA

í máli nr. 32/2016

 

I.

Kvörtun

Þann 9. febrúar sl. leitaði A (hér eftir borgarbúinn), til heimilis að X, 101 Reykjavík, til umboðsmanns borgarbúa. Hafði borgarbúinn sótt um íbúakort samkvæmt gildandi reglum Reykjavíkurborgar þar að lútandi en var umsókn hennar hafnað. Hefur borgarbúinn leitað til umboðsmanns borgarbúa vegna þjónustu Bílastæðasjóðs. Hún hafi ekki fengið fullnægjandi útskýringar á ástæðum höfnunar heldur hafi henni einungis verið leiðbeint að leita ráða hjá embætti umboðsmanns borgarbúa.

 

II.

Málavextir

Að sögn borgarbúans sótti hún um íbúakort seint á árinu 2015. Hún er skráður eigandi bifreiðar og er til heimilis í íbúð að X ásamt meðleigjanda. Niðurstaða umsóknar hennar lá samkvæmt fyrirliggjandi gögnum fyrir í febrúar 2016 og var tilkynnt um höfnunina í tölvupósti án rökstuðnings. Leitaði borgarbúinn frekari skýringa á skrifstofu Bílastæðajóðs. Var henni afhent útprentað blað þar sem merkt hafði verið við ástæður höfnunar samkvæmt frásögn hennar. Litað hafði verið með tússlit yfir lið þar sem fram kom að ástæða höfnunar væri sú að hún væri ekki „skráður eigandi íbúðar skv. Fasteignamati ríkisins, eða tengdur eiganda s.s. maki eða barn.“

Borgarbúinn hagar búsetu sinni að X á þann veg að meðleigjandi hennar er einn skráður leigjandi samkvæmt þinglýstum húsaleigusamningi. Hefur umboðsmaður veitt henni útskýringar þess efnis að samkvæmt 2. og 4. gr. gildandi reglna um bílastæðakort íbúa í Reykjavík er þeim leigjendum sem jafnframt eiga bifreiðir til eigin nota og hafa lögheimili á gjaldskyldum svæðum í Reykjavík aðeins unnt að fá keypt bílastæðakort íbúa að því tilskildu að þau séu með þinglýstan leigusamning. Ekki sé á færi Bílastæðasjóðs að veita sérstakar undanþágur til umsækjenda í hennar stöðu.

Þann 24. febrúar sl. barst borgarbúanum tölvupóstur frá starfsmanni Bílastæðasjóðs sem svar við ósk hennar um frekari rökstuðning ákvörðunar um synjun umsóknarinnar. Um ástæður höfnunar umsóknarinnar sagði í tölvupósti þessum: „Húsaleigusamningur barst ekki og engin tengsl á milli leigutaka og umsækjanda íbúakorts. Ágæti viðtakandi. Nýjar reglur um íbúakort tóku gildi þann 3. júlí sl. Samkvæmt nýju reglunum uppfyllir þú ekki skilyrðin til að hafa íbúakort. Vinsamlega kynntu þér nýjar reglur um bílastæðakort íbúa í Reykjavík á heimasíðu Bílastæðasjóðs, slóðin er www.bilastaedasjodur.is.

 

III.

Samskipti umboðsmanns við Bílastæðasjóð

Í kjölfar samskipta við borgarbúann kallaði umboðsmaður borgarbúa fulltrúa Bílastæðasjóðs á sinn fund þar sem farið var yfir helstu málavexti og fyrirkomulag tilkynninga um niðurstöðu umsókna til Bílastæðasjóðs. Lýsti fulltrúi Bílastæðasjóðs því yfir að vanda yrði verklag á því sviði sem lyti að tilkynningum um höfnunum umsókna um íbúakort. Slíku formlegu verklagi væri þó ekki til að dreifa og væri það miður. Ástæður þess mætti öðru fremur rekja til skorts á mannafla og þeim verulega málafjölda sem að jafnaði er til meðferðar hjá Bílastæðasjóði.   

 

 

IV.

Álit umboðsmanns borgarbúa

1.

Afmörkun athugunar
 

Athugun umboðsmanns borgarbúa lýtur að formi tilkynningar um höfnun umsóknar um íbúakort og hvort birting og rökstuðningur stjórnvaldsákvörðunar þessarar hafi verið í samræmi við þær formkröfur sem gerðar eru til slíkra ákvarðana í V. kafla stjórnsýslulaga nr. 37/1993 sem og hvort málsmeðferð Bílastæðasjóðs hafi verið í samræmi við vandaða stjórnsýsluhætti að því er varðar framangreinda þætti. 

 

2.

Lagagrundvöllur málsins

Ákvörðun Bílastæðasjóðs um að synja borgarbúanum um úthlutun íbúakorts samkvæmt reglum Reykjavíkurborgar um bílastæðakort íbúa telst stjórnvaldsákvörðun í skilningi 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Við undirbúning og töku slíkra ákvarðana ber stjórnvaldi því að gæta ákvæða stjórnsýslulaga auk óskráðra reglna stjórnsýsluréttarins, þar á meðal ákvæða V. kafla laganna um birtingu ákvörðunar, rökstuðning o.fl.

Í 1. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga segir að eftir að stjórnvald hefur tekið ákvörðun skuli hún tilkynnt aðila máls nema það sé augljóslega óþarft.  Enn fremur segir í 2. mgr. 20. gr. að þegar ákvörðun er tilkynnt skriflega án þess að henni fylgi rökstuðningur skuli veita leiðbeiningar um annars vegar  heimild aðila til þess að fá ákvörðun rökstudda, sbr. 1. tl. og hins vegar leiðbeiningar um kæruheimild, þegar hún er fyrir hendi, kærufresti og kærugjöld, svo og hvert beina skuli kæru, sbr. 2. tl. 2. mgr. 20. gr. laganna. Í þessu máli kemur öðru fremur 1. tl. 1. mgr. 20. gr. til skoðunar, þar sem kæruheimild er ekki fyrir hendi í fyrirliggjandi máli. Þá á 3. tl. 1. mgr. 20. gr. laganna ekki heldur við í því máli sem hér um ræðir.

Í 20. gr. er ekki mælt fyrir um sérstakan birtingarhátt stjórnvaldsákvörðunar. Verður þó að telja að með tilliti til réttaröryggis að eðlilegast sé að íþyngjandi ákvarðanir séu tilkynntar með skriflegum hætti, hvort sem það er í tölvupósti eður ei, í því skyni að koma í veg fyrir mögulegan misskilning eða sönnunarvandkvæði sem kann að skapast í samskiptum borgaranna og stjórnvalda. Ljóst er að borgarbúinn þurfti að bera sig sérstaklega eftir því að fá ákvörðun Bílastæðasjóðs birta með skriflegum hætti.

Umboðsmaður telur þó ástæðu til að leggja áherslu á þýðingu 2. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga með tilliti til þeirrar skyldu sem leggja verður á stjórnvöld þegar ákvörðun er tilkynnt skriflega. Ekki er ávallt skylt að rökstyðja stjórnvaldsákvarðanir. Hins vegar ber samkvæmt 2. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga að veita m.a. leiðbeiningar um heimild aðila til að fá ákvörðun rökstudda þegar rökstuðningur hefur ekki fylgt ákvörðun. Sé rökstuðningur veittur skal samkvæmt 1. mgr. 22. gr. stjórnsýslulaga í rökstuðningi vísa til þeirra réttarreglna sem ákvörðun stjórnvalds er byggð á. Tilvísunin verður að vera nægilega skýr svo aðili máls geti sjálfur kannað lagagrundvöll ákvörðunarinnar og áttað sig á forsendum hennar.

Í málinu reynir á hvort sá rökstuðningur fyrir synjun umsóknarinnar sem fylgdi ákvörðuninni hafi verið í samræmi við efnisskilyrði 1. mgr. 22. gr. stjórnsýslulaga. Er það mat umboðsmanns að rökstuðningur Bílastæðasjóðs, hvort sem um ræðir á hinu útprentaða blaði sem afhent var til borgarbúans eða í tölvupósti til hennar dags. 24. febrúar sl., hafi ekki verið í samræmi við þær kröfur sem 22. stjórnsýslulaganna gerir til efnis rökstuðnings. Ekki var vísað með beinum hætti til 2. og. 4. gr. reglna um íbúakort, heldur einungis vísað til heimasíðu Bílastæðasjóðs.

Telur umboðsmaður ástæðu til benda á mikilvægi þess að rökstuðningur og niðurstaða ákvörðunar sé í senn gagnorð og í skipulegu samhengi, auk þess sem rökstuðningur og niðurstaða skal orðuð á einfaldan og skýran hátt. Í þessu samhengi hefði þó aðeins þurft að vísa til réttarheimildarinnar með hefðbundnum hætti, þ.e. til greinar, nafns og númers reglugerðarinnar sem um ræðir. Með hliðsjón af sjónarmiðum um vandaða stjórnsýsluhætti verður alla jafna að gera ríkari kröfur til efnis rökstuðnings þegar um ræðir íþyngjandi ákvörðunartöku líkt og hér um ræðir. Væri því til bóta ef rökstuðningur Bílastæðasjóðs hefði alla að jafna að geyma beina tilvísun til gildandi laga og reglna sem við eiga í hverju tilviki, í svo aðilum máls sé gert auðvelt að skilja efni ákvörðunar og þær forsendur sem liggja að baki henni. 

 

V.

Niðurstaða

Sá rökstuðningur sem veittur var borgarbúanum annars vegar með afhendingu skriflegra útskýringa dags. 9. febrúar sl. og hins vegar með sendum tölvupósti dags. 24. febrúar sl. var ekki í samræmi við þær kröfur sem gera verður til efnis rökstuðnings samkvæmt 22. gr. stjórnsýslulaga. Vill umboðsmaður af þeim sökum beina því til Bílastæðasjóðs að útbúnar verði verklagsreglur sem gildi um veitingu samhliða sem og eftirfarandi rökstuðnings til notenda þjónustu Bílastæðasjóðs svo starfshættir sjóðsins séu í samræmi við ákvæði V. kafla stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

Þá beinir umboðsmaður borgarbúa þeim tilmælum til Bílastæðasjóðs að tryggt verði í  verklagi að tilkynningar um niðurstöður umsókna berist umsækjendum ávallt í skriflegu formi, hvort sem það er með rafrænum hætti eður ei.