bakgrunnur toppur
bakgrunnur botn

Þú ert hér

Á L I T UMBOÐSMANNS BORGARBÚA í máli nr. 57/2013

Dagsetning álits: 
Miðvikudagur, júlí 2, 2014

A leitaði til umboðsmanns borgarbúa og kvartaði yfir ákvörðun um ráðningu B í starf umhverfis- og þjónustufulltrúa á skrifstofu náttúru og útivistar hjá umhverfis- og skipulagssviði Reykjavíkurborgar. Beindist kvörtun A að því að rökstuðningur sem hann óskaði eftir frá Reykjavíkurborg hefði verið ófullnægjandi og ekki í samræmi við kröfur 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 um framsetningu og efnislegt innihald rökstuðnings, þ.e. að honum hafi ekki verið gert ljóst hvað réði því að sá sem var ráðinn í starfið hafi verið talinn hæfastur umsækjenda eða sönnur færðar fram um að hæfasti einstaklingurinn hefði verið ráðinn í starfið. Að lokum var A ósáttur við ráðningarferli umhverfis- og skipulagssviðs.

Athugun umboðsmanns borgarbúa í máli A beindist fyrst og fremst að því hvort rökstuðningur sem umhverfis- og skipulagssvið veitti A með bréfi, hafi uppfyllt þær kröfur sem gerðar eru í stjórnsýslulögum nr. 37/1993. Athugun umboðsmanns borgarbúa beindist jafnframt að þeirri aðferð sem viðhöfð var við ráðningu í starfið en ekki efnislegu mati umhverfis- og skipulagssviðs á umsækjendum. Í því tilliti var rétt að hafa í huga að kvörtun A laut einnig m.a. að því að ekki hafði verið rætt við meðmælendur og að hæfasti einstaklingurinn hafi ekki verið ráðinn í starfið.

Niðurstaða umboðsmanns borgarbúa var að sá rökstuðningur sem umhverfis- og skipulagssvið Reykjavíkurborgar veitti A vegna ráðningar í starf umhverfis- og þróunarfulltrúa hafi ekki verið í samræmi við 1. og 2. mgr. 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

Í svarbréfi Reykjavíkurborgar til umboðsmanns borgarbúa fylgdi fyllri rökstuðningur fyrir ákvörðun um ráðningu í starfið en sá rökstuðningur hefði með réttu átt heima í upphaflegum rökstuðningi Reykjavíkurborgar til A.

Umboðsmaður borgarbúa beindi þannig þeim tilmælum til umhverfis- og skipulagssviðs Reykjavíkurborgar að endurskoða verklag sitt þegar kemur að undirbúningi fyrir ráðningu og í framhaldinu rökstuðningsbeiðnum umsækjenda um störf og að rökstuðningur yrði framvegis í samræmi við ákvæði stjórnsýslulaga og þau meginsjónarmið sem rakin voru í áliti þessu.

Umboðsmaður borgarbúa beindi einnig þeim tilmælum til umhverfis- og skipulagssviðs að verða við beiðni um nýjan rökstuðning óski A eftir því og taki þá mið af þeim sjónarmiðum sem fram komu í áliti þessu.

 

Á L I T

UMBOÐSMANNS BORGARBÚA
í máli nr. 57/2013

 

I.
Kvörtun

Hinn 13. ágúst 2013 leitaði A til umboðsmanns borgarbúa og kvartaði yfir ákvörðun um ráðningu B í starf umhverfis- og þróunarfulltrúa á skrifstofu náttúru og útivistar hjá umhverfis- og skipulagssviði Reykjavíkurborgar. Beindist kvörtun A að því að rökstuðningur sem hann óskaði eftir frá Reykjavíkurborg hefði verið ófullnægjandi og ekki í samræmi við kröfur 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 um framsetningu og efnislegt innihald rökstuðnings, þ.e. að honum hafi ekki verið gert ljóst hvað réð því að sá sem var ráðinn í starfið hafi verið talinn hæfastur umsækjenda eða sönnur færðar fram um að hæfasti einstaklingurinn hefði verið ráðinn í starfið. Að lokum var A ósáttur við ráðningarferli umhverfis- og skipulagssviðs.

 

II.
Málavextir

Umhverfis- og skipulagssvið Reykjavíkurborgar auglýsti starf umhverfis- og þróunarfulltrúa laust til umsóknar í Fréttablaðinu og á heimasíðu Reykjavíkurborgar hinn 12. apríl 2013. Umsóknarfrestur um starfið rann út 29. apríl sama ár.

Í auglýsingunni kom meðal annars neðangreint fram varðandi helstu verkefni og ábyrgð, menntunar- og hæfniskröfur:

Helstu verkefni og ábyrgð

-     Að vinna að fjölbreyttum verkefnum er varða umhverfismál, náttúru og græn svæði í borginni, þar á meðal:

-     Aðgerða- og viðhaldsáætlanir fyrir náttúru og græn svæði.

-     Gerð umsagna vegna erinda og forsagna fyrir framkvæmdir.

-     Taka saman upplýsingar um græn svæði til birtingar á vef, útgáfu eða annarra nota.

-     Ýmis tilfallandi verkefni tengd umhverfisstjórnun í rekstri borgarinnar eða á verksviði umhverfis- og skipulagssviðs.

-     Skipuleggja og stýra fræðslustarfi Vinnuskóla Reykjavíkur í samráði við skólastjóra með áherslu á garðrækt, náttúruvernd og umhverfisfræðslu.

Menntunar- og hæfniskröfur

-     Háskólamenntun á sviði umhverfisfræða, náttúrufræði, líffræði eða sambærilegt.

-     Æskilegt er að starfsmaður hafi reynslu af vinnu og verkstjórn verkefna er varða náttúru og gróður.

-     Geta tjáð sig í ræðu og riti.

-     Lipurð í mannlegum samskiptum, dugnaður og samstarfshæfni.

-     Hæfni og geta til frumkvæðis, áhugi, jákvæðni og vilji til að takast á við fjölbreytt og krefjandi verkefni.

-     Skipulagshæfni, nákvæm, öguð og sjálfstæð vinnubrögð og metnaður í starfi.

-     Góð almenn tölvukunnátta og þekking á algengum forritum, s.s. Word, Excel, Outlook.

A sótti um starfið en alls bárust 44 umsóknir og var 9 einstaklingum boðið í viðtal. A var í hópi þeirra 9 sem boðaðir voru í fyrsta viðtal en að því loknu var hópurinn þrengdur enn frekar og var 4 einstaklingum boðið í annað viðtal en A var ekki þar á meðal. Reykjavíkurborg sendi í framhaldinu tölvubréf á alla umsækjendur og tilkynnti að B hefði verið ráðinn í starfið.

Í kjölfarið óskaði A eftir rökstuðningi á grundvelli 1. mgr. 21. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Með bréfi umhverfis- og skipulagssviðs, dags. 13. júní 2013, barst A rökstuðningur frá Reykjavíkurborg.

Í rökstuðningnum voru fyrrgreind verkefni og ábyrgð sem og menntunar- og hæfniskröfur taldar upp. Þá sagði:

„B er líffræðingur að mennt með M.Sc í fornlíffræði og Ph.D í þróunarlíffræði. Hann hefur kennt margs konar líffræðinámskeið á háskólastigi s.s. almenna líffræði, þróunarlíffræði, dýrafræði hryggdýra, grasafræði, fuglafræði, verkleg námskeið í vistfræði og umhverfisfræði, námskeið um náttúru Íslands og útikennslu fyrir erlenda skiptinema. B hefur starfað að margvíslegum rannsóknum og komið að námsefnisgerð í náttúrufræði og sinnt náttúrufræðslu fyrir börn og ungmenni sem og almenning.

Umsagnaraðilar gáfu B góð meðmæli og B sagður vera skipulagður með góða samskiptahæfileika, sjálfstæður og agaður í vinnubrögðum.“

Eins og fyrr segir leitaði A til umboðsmanns borgarbúa 13. ágúst 2013 með kvörtun sína.

 

III.

Samskipti umboðsmanns við umhverfis- og skipulagssvið Reykjavíkurborgar

Í tilefni af kvörtun A ritaði umboðsmaður borgarbúa bréf til umhverfis- og skipulagssviðs Reykjavíkurborgar, dags. 10. september 2013, þar sem óskað var eftir almennum athugasemdum Reykjavíkurborgar auk allra þeirra gagna sem málinu tengdust og þýðingu hefðu fyrir úrlausn þess. Í því samhengi óskaði umboðsmaður sérstaklega eftir þeim gögnum sem útfyllt voru í viðtali við þann umsækjanda sem hlaut starfið annars vegar og kvartanda hins vegar. Að lokum óskaði umboðsmaður borgarbúa þess að Reykjavíkurborg tilgreindi sérstaklega í umsögn sinni með hvaða hætti hún teldi þann rökstuðning sem veittur var borgarbúanum samrýmast ákvæði 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

Veittur var frestur til að svara til 25. september 2013, en engin svör bárust frá umhverfis- og skipulagssviði fyrir þann tíma. Umboðsmaður ítrekaði erindi sitt þann 7. nóvember 2013.

Svar barst frá umhverfis- og skipulagssviði Reykjavíkurborgar með bréfi dags. 27. nóvember 2013. Varðandi viðtöl vegna starfsins segir í bréfinu:

„Forviðtölin fóru þannig fram að allir umsækjendur fengu sömu spurningarnar sem lutu að hæfni, þekkingu og reynslu, samskiptum og liðsheild, áhuga og frumkvæði (sjá fylgiskjal 2). Að loknu hverju og einu viðtali fóru [starfsmenn] yfir samtalið og skráðu niðurstöðuna. Val á einstaklingum í framhaldsviðtöl byggði á niðurstöðu viðtala og mati á starfsferli (fylgiskjal 1). Haft var samband við umsagnaraðila vegna þeirra sem boðaðir voru í framhaldsviðtal.“

Umboðsmaður borgarbúa óskaði sérstaklega eftir því í bréfi sínu að Reykjavíkurborg tilgreindi með hvaða hætti sá rökstuðningur sem var veittur A samrýmdist ákvæði 22. gr. stjórnsýslulaga en umboðsmaður hafði áður rakið þær kröfur sem gerðar eru til efnislegs innihalds rökstuðnings á grundvelli ákvæðisins. Í bréfi Reykjavíkurborgar segir að draga megi þá ályktun út frá bréfi umboðsmanns borgarbúa að slíkar upplýsingar skuli vera settar fram með skýrari hætti. Því voru í bréfinu nánari útskýringar á þeim sjónarmiðum sem ákvörðunin grundvallaðist á, þ.e. hvernig B féll að menntunar- og hæfniskröfum sem settar voru fram í auglýsingu. Í bréfinu er hæfi B tilgreint með ítarlegum hætti út frá öllum hæfisliðum í auglýsingu fyrir utan kröfur um tölvukunnáttu. Má af framsetningunni ráða að þeir þættir sem tilgreindir eru í bréfinu hafi ráðið mestu um val Reykjavíkurborgar á umsækjanda. Að öðru leyti var ekki tekin afstaða til þeirrar spurningar umboðsmanns borgarbúa með hvaða hætti veittur rökstuðningur hafi verið í samræmi við ákvæði stjórnsýslulaga um rökstuðning og efnislegt innihald hans.

Meðfylgjandi rökstuðningi umhverfis- og skipulagssviðs voru þrjú fylgiskjöl, 1) óútfylltur spurninga­listi, 2) sami spurningalisti með nokkrum punktum starfsmanni um umsækjendur og 3) matsblað, niðurstöður mats á viðtali og starfsferli.

Með bréfi dags. 5. desember 2013 var A sent afrit af bréfi umhverfis- og skipulagssviðs og veittur 10 daga frestur frá móttöku bréfsins til þess að koma á framfæri athugasemdum sem hann teldi ástæðu til að gera af því tilefni. Athugasemdir A bárust umboðsmanni borgarbúa með bréfi dags. 13. desember 2013.

 

IV.

Álit umboðsmanns borgarbúa

1.

Afmörkun athugunar

A kvartaði yfir því að hafa ekki verið ráðinn í starf umhverfis- og þróunarfulltrúa hjá Reykjavíkurborg. Athugun umboðsmanns borgarbúa í máli A hefur fyrst og fremst beinst að því hvort rökstuðningur sem umhverfis- og skipulagssvið veitti A með bréfi dags. 13. júní 2013 hafi uppfyllt þær kröfur sem gerðar eru í stjórnsýslulögum nr. 37/1993. Athugun umboðsmanns borgarbúa hefur jafnframt beinst að þeirri aðferð sem viðhöfð var við ráðningu í starfið en ekki efnislegu mati umhverfis- og skipulagssviðs á umsækjendum. Í því tilliti er rétt að hafa í huga að kvörtun A laut einnig m.a. að því að ekki hafi verið rætt við meðmælendur og að hæfasti einstaklingurinn hafi ekki verið ráðinn í starfið.

2.

Rökstuðningur umhverfis- og skipulagssviðs og ráðningaraðferð

Í kvörtun A eru gerðar athugasemdir við rökstuðning umhverfis- og skipulagssviðs Reykjavíkurborgar, dags. 13. júní 2013, og því haldið fram að rökstuðningurinn uppfylli ekki kröfur 22. gr. stjórnsýslulaga.

Ákvörðun um ráðningu, setningu eða skipun í starf hjá Reykjavíkurborg eins og öðrum opinberum aðilum er stjórnvaldsákvörðun í skilningi 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Við undirbúning og töku slíkra ákvarðana ber Reykjavíkurborg því að gæta ákvæða stjórnsýslulaga, þ. á m. ákvæða V. kafla laganna um birtingu ákvörðunar, rökstuðning o.fl.

Almennt verður að gera þá kröfu til Reykjavíkurborgar að hún hagi meðferð máls þar sem taka á stjórnvaldsákvörðun með þeim hætti að henni sé unnt að gera skilmerkilega grein fyrir því í rökstuðningi hver sé lagalegur og efnislegur grundvöllur að niðurstöðu hennar. Ef Reykjavíkurborg byggir ekki á skýrt afmörkuðum sjónarmiðum við undirbúning starfsveitingar er veruleg hætta á því að rannsókn málsins verði handahófskennd og að ekki verði lagður nægjanlega traustur grundvöllur að mati á því hver telst hæfastur til að gegna viðkomandi starfi.

Í ákvæði 1. málsl. 1. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga er kveðið á um að eftir að stjórnvald hefur tekið ákvörðun skuli hún tilkynnt aðila máls nema það sé augljóslega óþarft. Samkvæmt 2. mgr. 20. gr. skal, þegar ákvörðun er tilkynnt skriflega án þess að henni fylgi rökstuðningur, veita leiðbeiningar um nánar tilgreind atriði, þ. á m. um heimild aðila til þess að fá ákvörðunina rökstudda, sbr. 1. tölul. ákvæðisins. Að öðru leyti er ekki í stjórnsýslulögum kveðið á um efni tilkynningar um töku stjórnvaldsákvörðunar. Hins vegar hefur verið lagt til grundvallar að í tilkynningu um ráðningu í opinbert starf þurfi að gera öllum umsækjendum grein fyrir niðurstöðu stjórnvalds um hverjum umsækjenda hafi verið veitt starfið enda getur slíkt verið forsenda þess að umsækjandi sem telur á sér brotið með ákvörðuninni leiti réttar síns gagnvart veitingarvaldshafanum, sbr. m.a. álit umboðsmanns Alþingis frá 8. maí 2009 í máli nr. 5356/2008 og álit umboðsmanns Alþingis frá 4. júní 1999 í máli nr. 2202/1997.

Í 21. gr. stjórnsýslulaga er mælt fyrir um að aðili máls geti krafist þess að stjórnvald rökstyðji ákvörðun sína skriflega hafi slíkur rökstuðningur ekki fylgt ákvörðuninni þegar hún var tilkynnt honum. Í athugasemdum við V. kafla sem fram koma í greinargerð með frumvarpi því er síðar varð að stjórnsýslulögum er fjallað um ástæður þess að ákveðið var að festa í lög almenna reglu um skyldu til eftirfarandi rökstuðnings stjórnvaldsákvarðana. Þar segir að út frá sjónarmiðum um réttaröryggi og traust almennings á stjórnsýslunni verði að telja mikilvægt að stjórnvaldsákvörðunum fylgi rökstuðningur. Það sem helst mæli með almennri reglu um rökstuðning sé að slík regla er talin auka líkur á því að ákvarðanirnar verði réttar þar sem hún knýr á um það að stjórnvald vandi til undirbúnings ákvörðunar og leysi úr máli á málefnalegan hátt. Einnig segir að þegar rökstuðningur fylgi ákvörðun stjórnvalds stuðli hann að því að aðili máls fái í raun skilið niðurstöðu þess þar sem hann geti staðreynt að ákvörðun eigi sér stoð í lögum og sé í samræmi við þau. Rökstuðningur fyrir ákvörðun geti því orðið til þess að aðili máls uni ákvörðun þótt hún sé honum óhagstæð. Af rökstuðningi geti aðila líka orðið ljóst að starfsmaður sem tekið hefur ákvörðun hafi verið í villu um staðreyndir máls eða að ákvörðun sé haldin öðrum annmarka. Þegar rökstuðningur fylgi ákvörðun eigi aðili máls auðveldara með að taka ákvörðun um það hvort leita eigi eftir endurupptöku, hvort kæra eigi ákvörðunina til æðra stjórnvalds eða bera málið undir dómstóla eða innri eftirlitsaðila á borð við umboðsmann borgarbúa ef skilyrði eru til þess. Þá sé ljóst að til þess að eftirlit æðri stjórnvalda, dómstóla og umboðsmanns borgarbúa sé sem virkast verði að vera ljóst á hvaða grundvelli stjórnvaldsákvörðun er byggð. Oft geti verið erfitt að staðreyna hvort ákvörðun sé t.d. byggð á ólögmætum sjónarmiðum, rangri túlkun réttarheimilda o.s.frv. ef henni hefur ekki fylgt rökstuðningur. Það er því grundvallaratriði að vandað sé til verka við undirbúning og framsetningu á rökstuðningi fyrir ákvörðun á borð við þá sem hér um ræðir.

Í 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 er að finna þær lágmarkskröfur sem gerðar eru til efnis rökstuðnings. Þar segir nánar tiltekið í 1. mgr. 22. gr. að í rökstuðningi skuli vísa til þeirra réttarreglna sem ákvörðun stjórnvalds er byggð á. Að því marki sem ákvörðun byggist á mati, skal í rökstuðningnum greina frá þeim meginsjónarmiðum sem ráðandi voru við matið. Í 2. mgr. 22. gr. laganna kemur fram að þar sem ástæða er til skuli í rökstuðningi einnig rekja í stuttu máli upplýsingar um þau málsatvik sem höfðu verulega þýðingu við úrlausn málsins. Ákvörðun um ráðningu í opinbert starf er að jafnaði matskennd stjórnvaldsákvörðun en í þessu samhengi er rétt að benda á að sú óskráða meginregla gildir í stjórnsýslurétti að ákvörðun um opinbert starf verður ávallt að vera reist á því að velja skuli hæfasta umsækjandann á grundvelli þeirra málefnalegu sjónarmiða sem lögð eru til grundvallar.

Í athugasemdum við 22. gr. í greinargerð með frumvarpi því er varð að stjórnsýslulögum kemur fram að í ákvæðinu sé ekki kveðið á um hversu ítarlegur rökstuðningur skuli vera. Að meginstefnu til eigi rökstuðningur stjórnvaldsákvarðana að vera stuttur en þó það greinargóður að búast megi við því að aðili geti skilið af lestri hans hvers vegna niðurstaða máls hefur orðið sú sem raun varð. Við ráðningu í opinbert starf felst rökstuðningurinn í að skýra hvers vegna það hafi orðið niðurstaða stjórnvaldsins að ráða tiltekinn einstakling úr hópi umsækjenda. Umsækjandi um opinbert starf á hins vegar ekki kröfu á að hinn opinberi aðili lýsi í rökstuðningi til hans hvaða ástæður hafi ráðið því að hann hafi ekki verið ráðinn til starfans. Í rökstuðningi þarf því ekki að koma fram samanburður á þeim úr hópi umsækjenda sem óskað hafa eftir rökstuðningi og þeim sem hlaut starfið.

Aðalatriðið er að sá sem óskar eftir rökstuðningi geti almennt gert sér grein fyrir því á grundvelli rökstuðningsins hvers vegna ákveðinn umsækjandi var ráðinn og hvað réði því að hann fékk starfið. Því verður best náð fram með því að í rökstuðningi komi fram lýsing á því hvers konar starfsmanni veitingarvaldshafi var að leita að og hvernig sá umsækjandi sem valinn var féll að þeirri lýsingu, sjá hér m.a. álit umboðsmanns Alþingis frá 8. maí 2009 í máli nr. 5356/2008.

Í þessu sambandi er rétt að árétta að ekki er nægilegt í rökstuðningi að vísa til þeirra forsendna sem auglýsing um hið lausa starf fól í sér þar sem með því er engin afstaða tekin til þess hvert af þeim sjónarmiðum sem þar koma fram telst meginsjónarmið í þessum skilningi. Gera verður grein fyrir þeim meginsjónarmiðum sem réðu því að starfið var veitt þeim umsækjanda er það hlaut og eftir atvikum hvert vægi þeirra hafi verið. Það leiðir jafnframt af 2. mgr. 22. gr. laganna að opinberum aðila sem ræður í starf er skylt að gera í stuttu máli grein fyrir atriðum sem skiptu mestu varðandi starfshæfni þess umsækjanda sem varð fyrir valinu með hliðsjón af þeim sjónarmiðum sem byggt var á. Í þessu sambandi verður að taka tillit til þess að ekki er hægt að gera ráð fyrir að umsækjendur um opinbert starf hafi vitneskju um þær staðreyndir varðandi aðra umsækjendur sem talið er að skipti mestu máli við mat á starfshæfni þeirra. Almennt verður því að telja að ástæða sé til að gera í rökstuðningi sérstaka grein fyrir helstu upplýsingum um þann umsækjanda sem varð fyrir valinu og skiptu meginmáli við mat á starfshæfni hans. Í því sambandi er almennt ekki nægjanlegt að lýsa einvörðungu þeim staðreyndum um þann umsækjanda sem fékk starfið sem fram koma í umsókn hans, heldur verður viðtakandi rökstuðningsins að geta gert sér grein fyrir því með raunhæfum hætti á hvaða sjónarmiðum vinnuveitandinn byggði ákvörðun sína og eftir atvikum hvert vægi þeirra hafi verið.

Þau málsatvik sem rekja verður um þann umsækjanda sem fékk starfið ráðast af þeim meginsjónarmiðum sem Reykjavíkurborg ákvað að byggja ákvörðun sína á. Þannig verður í rökstuðningi að greina frá því hvernig viðeigandi upplýsingar um þann sem fékk starfið voru heimfærðar að þessum meginsjónarmiðum og hvernig sú niðurstaða var leidd fram í ljósi þeirra málsatvika að hann væri hæfastur umsækjenda. Tilgreining á málsatvikum og skýrleiki hennar verður þannig að vera í röklegu samhengi við þau meginsjónarmið sem byggt er á og þá ákvörðun sem verið er að rökstyðja.

Ekki dugar til að Reykjavíkurborg komi með almenna tilgreiningu á því að umsækjandi hafi verið ráðinn vegna menntunar sinnar og reynslu, ef ekki kemur fram með nægjanlega skýrum hætti í hverju sú menntun og reynsla felst. Hér ber að hafa í huga að í rökstuðningi Reykjavíkurborgar kemur t.a.m. ekki fram hvenær B útskrifaðist úr námi eða frá hvaða háskóla og auk þess er ekki fjallað um grunnmenntun hans heldur aðeins meistaranám og doktorsnám. Í rökstuðningi Reykjavíkurborgar er þess utan hvergi minnst á með hvaða hætti B mætti kröfum í auglýsingu um góða almenna tölvukunnáttu og þekkingu á almennum forritum, áhuga, jákvæðni og vilja til að takast á við fjölbreytt og krefjandi verkefni, metnað í starfi auk þess sem óljóst er hvort Reykjavíkurborg hafi metið það svo að kennslureynsla B jafnist á við reynslu  af vinnu og verkstjórn verkefna er varða náttúru og gróður.

Þá verður að hafa í huga að sá rökstuðningur sem Reykjavíkurborg innti af hendi felur eingöngu í sér sjónarmið er lúta að starfsferli B. Þegar litið er til fylgiskjals nr. 2 með umsögn Reykjavíkurborgar til umboðsmanns borgarbúa má sjá að þrír matsþættir lúta að starfsferli umsækjenda. Þar skora bæði A og B 3 fyrir menntun, 2 fyrir stjórnunarreynslu (verkefnisstjórnun) en B skorar 3 fyrir ritfærni og A 2 án þess þó að lesa megi úr gögnum málsins hvernig sú einkunn er fengin. Í rökstuðningnum er hins vegar aðeins að litlu leyti fjallað um ritfærni og að engu leyti fjallað um það hvort áhersla Reykjavíkurborgar á þann þátt hafi ráðið því hver var valinn til starfans. Af matslíkaninu má þó sjá að umtalsverður munur var á umsækjendunum tveimur að því er varðar niðurstöðu úr viðtali þar sem B skorar 42 stig og A 33 stig. Af þeim rökstuðningi sem birtur var A í upphafi verður hins vegar ekki ráðið að þeir þættir sem fram komu í viðtalinu hafi ráðið úrslitum um valið. Hafi sú verið reyndin hefur Reykjavíkurborg borið að tilgreina það sérstaklega í rökstuðningi sínum.

Matsblaðið sem fyllt var út eftir að tekin voru viðtöl við þá umsækjendur sem boðaðir voru, þar sem umsækjendum var gefin einkunn fyrir ýmsa þætti, er þess utan haldið ákveðnum ágalla. Hvorki á matsblöðunum né í öðrum gögnum sem Reykjavíkurborg lét fylgja umsögn sinni til embættisins komu fram þau sjónarmið sem lágu til grundvallar einkunnagjöfinni. Einnig voru allir sem boðaðir voru í viðtöl spurðir sömu spurninga, og fylgdi afrit af þeim með handskrifuðum punktum í gögnum til umboðsmanns, en þau voru lítt útfyllt og ósamræmi gætir milli umsækjenda að því leyti hvaða upplýsingar voru skráðar en þær virðast hafa verið skráðar handahófskennt. Samkvæmt 27. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 ber að skrá upplýsingar um málsatvik sem veittar eru munnlega eða viðkomandi fær vitneskju um með öðrum hætti ef þær hafa þýðingu fyrir úrlausn máls og er ekki að finna í öðrum gögnum þess, sbr. álit UA nr. 6137/2010. Þá segir í 2. mgr. 27. gr. að stjórnvöld skuli að öðru leyti gæta þess að mikilvægum upplýsingum sé haldið til haga, svo sem með skráningu fundargerða eftir því sem við á. Að mati umboðsmanns borgarbúa var framangreindri lagaskyldu ekki fullnægt í máli þessu.

 

V.

Niðurstaða

Það er niðurstaða umboðsmanns borgarbúa að sá rökstuðningur sem umhverfis- og skipulagssvið Reykjavíkurborgar veitti A vegna ráðningar í starf umhverfis- og þróunarfulltrúa hafi ekki verið í samræmi við 1. og 2. mgr. 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

Í svarbréfi Reykjavíkurborgar til umboðsmanns borgarbúa fylgir fyllri rökstuðningur fyrir ákvörðun um ráðningu í starfið en sá rökstuðningur hefði með réttu átt heima í upphaflegum rökstuðningi Reykjavíkurborgar til A.

Umboðsmaður borgarbúa beinir þannig þeim tilmælum til umhverfis- og skipulagssviðs Reykjavíkurborgar að endurskoða verklag sitt þegar kemur að undirbúningi fyrir ráðningu og í framhaldinu rökstuðningsbeiðnum umsækjenda um störf og að rökstuðningur verði framvegis í samræmi við ákvæði stjórnsýslulaga og þau meginsjónarmið sem rakin eru í áliti þessu.

Umboðsmaður borgarbúa beinir einnig þeim tilmælum til umhverfis- og skipulagssviðs að verða við beiðni um nýjan rökstuðning óski A eftir því og taki þá mið af þeim sjónarmiðum sem fram koma í áliti þessu.