bakgrunnur toppur
bakgrunnur botn

Þú ert hér

 Starfsreglur Innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar

 Starfsreglur Innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar

 

Fagsvið ráðgjafar

 

1.gr.

Inngangur og hlutverk

Ráðgjöf er skilgreind sem sérstakt fagsvið hjá Innri endurskoðun Reykjavíkurborgar og undir fagsviðið heyra ráðgefandi verkefni umboðsmanns borgarbúa og persónuverndarfulltrúa Fagsvið ráðgjafar hefur það hlutverk að efla tengsl á milli íbúa og stjórnsýslu Reykjavíkurborgar, sem og að stuðla að auknu réttaröryggi þeirra í tengslum við framkvæmd verkefna sveitarfélagsins. Jafnframt veitir fagsvið ráðgjafar starfsfólki og stjórnendum Reykjavíkurborgar ráðgjöf um lögmæta málsmeðferð, vandaða stjórnsýsluhætti og úrlausn einstakra mála þegar eftir því er leitað. Um stöðu persónuverndarfulltrúa gilda ákvæði VI. kafla persónuverndarlaga nr. 90/2018.

Fagsvið ráðgjafar skal tryggja rétt íbúa og þjónustunotenda gagnvart sveitarfélaginu, með það að leiðarljósi að jafnræði sé virt í hvívetna í stjórnsýslunni og að hún fari að öðru leyti fram í samræmi við lög og vandaða stjórnsýsluhætti.

 

2. gr.

Staða og umboð

Fagsvið ráðgjafar er hluti af Innri endurskoðun Reykjavíkurborgar sem heyrir undir borgarráð Reykjavíkur. Í störfum sínum þarf fagsvið ráðgjafar að hafa aðgang að öllum gögnum Reykjavíkurborgar sem varða verkefni hennar. Upplýsingar frá starfsfólki og samstarfsaðilum Reykjavíkurborgar skulu meðhöndlaðar með það að markmiði að koma á stjórnsýslulegum umbótum og koma í veg fyrir réttarspjöll í stjórnsýslu  og þjónustu Reykjavíkurborgar.

 

3. gr.

Valdsvið og starfsemi

Fagsvið ráðgjafar getur tekið til meðferðar kvartanir íbúa og þjónustunotenda Reykjavíkurborgar sem lúta að málsmeðferð Reykjavíkurborgar, framkvæmd lögbundinna og ólögbundinna verkefna, störfum og starfsaðferðum starfsfólks Reykjavíkurborgar sem og viðsemjendum hennar sem falið hefur verið vald til að framkvæma lögbundin og ólögbundin verkefni Reykjavíkurborgar.

Fagsvið ráðgjafar tekur almennt ekki til meðferðar kvartanir sem lúta að pólitískum ákvörðunum um þjónustustig, álitaefnum varðandi starfsmannastefnu eða aðstæður starfsfólks á vinnustöðum Reykjavíkurborgar, álitaefnum sem eru þegar til meðferðar hjá öðrum lögbundnum úrræðum, svo sem hjá ráðuneyti, sjálfstæðum stjórnsýslunefndum, umboðsmanni Alþingis eða dómstólum. 

Starfssvið fagsviðs ráðgjafar tekur til stjórnsýslu Reykjavíkurborgar. Starfssvið fagsviðs ráðgjafar tekur jafnframt til Félagsbústaða hf. er snýr að hlutverki umboðsmanns borgarbúa. Tekur hlutverk fagsviðs ráðgjafar einnig til starfsemi einkaaðila að því leyti sem þeim hefur að lögum verið fengið opinbert vald til að taka ákvarðanir um rétt eða skyldu manna í skilningi 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga, sem og til starfsemi einkaaðila að því leyti sem þeir hafa á grundvelli einkaréttarlegra samninga við Reykjavíkurborg verið falið tilgreint verkefni sem kann að hafa áhrif á hagsmuni borgarbúa að einhverju leyti. Þó falla verkefni aðila sem heyra undir B-hluta borgarsjóðs utan verksviðs fagsviðs ráðgjafar.

 

4. gr.

Hlutverk og verkefni

Það er hlutverk fagsviðs ráðgjafar að:

 

  1. Leiðbeina íbúum, þjónustunotendum, viðsemjendum og starfsfólki Reykjavíkurborgar um réttar boðleiðir, æskilega málsmeðferð og mögulegar kæruleiðir og/eða endurupptöku máls í tengslum við framkvæmd verkefna sveitarfélagsins.
  2. Veita stjórnendum, fagsviðum sem og starfsfólki Reykjavíkurborgar leiðbeiningar um lögmæta vinnslu persónuupplýsinga og upplýsa um ábyrgð sveitarfélagsins sem og leggja til breytingar á vinnsluaðgerðum, eftir því sem við á.
  3. Rannsaka einstök mál eða taka þau til skoðunar í samhengi við önnur eðlislík mál, og leggja mat á lögmæti háttsemi Reykjavíkurborgar.
  4. Að bjóða samstarfsaðilum Reykjavíkurborgar fræðslu og kennslu í tengslum við tilgreint samstarf.
  5. Að veita starfsfólki og stjórnendum Reykjavíkurborgar leiðbeiningar og ráðgjöf vegna málsmeðferðar í einstökum verkefnum.
  6. Að stunda fræðslu og kennslu í stjórnsýslurétti og persónuvernd, sem og öðrum réttarsviðum sem tengjast einstökum málaflokkum innan verksviðs Reykjavíkurborgar
  7. Að leita leiða til að koma á umbótum í stjórnsýslu og þjónustu Reykjavíkurborgar. 

 

5. gr.

Skilyrði vegna málsmeðferðar kvörtunar

Hver sá sem hefur lögvarinna og einstaklingslegra hagsmuna að gæta getur kvartað til fagsviðs ráðgjafar. Gerð er krafa um að háttsemi Reykjavíkurborgar varði þann sem ber upp erindi að einu eða öðru leyti.

Kvörtun til fagsviðs ráðgjafar skal að jafnaði vera skrifleg og skal þar greint nafn og heimilisfang þess er kvartar. Í kvörtun skal úrlausn eða annarri háttsemi Reykjavíkurborgar lýst sem hefur gefið tilefni kvörtunar. Öll tiltæk sönnunargögn um málsatvik skulu fylgja kvörtun. Ráðgjöf Innri endurskoðunar eða þjónustuver Reykjavíkurborgar getur aðstoðað kvartanda við að útbúa kvörtun ef þörf krefur. Fagsvið ráðgjafar leggur mat á það að hvaða leyti kvörtun gefur tilefni til frekari rannsóknar.

Kvörtun skal jafnan bera fram innan árs frá því að kvartandi átti í samskiptum við Reykjavíkurborg vegna málsins eða stjórnsýslugerningur var til lykta leiddur. Kjósi kvartandi að skjóta máli til æðra stjórnvalds er ekki unnt að leita til ráðgjafar Innri endurskoðunar fyrr en æðra stjórnvald hefur fellt úrskurð sinn í málinu, og hefst ársfresturinn skv. 2. mgr. hefst þá frá þeim tíma.

Almennt getur fagsvið ráðgjafar litið fram hjá skilyrðum um tímafresti í eftirfarandi tilvikum:

  1. Þegar kvartandi hefur enn lögvarinna réttinda að gæta vegna málsins.
  2. Raunhæfur möguleiki er á að rannsókn málsins hafi í för með sér viðunandi málalyktir fyrir kvartanda.
  3. Mál hefur fordæmisgildi fyrir stjórnsýsluna og getur leitt til mikilvægra umbóta í tilgreindum málaflokki innan stjórnsýslunnar.

 

6. gr.

Málsmeðferð og samskipti við stjórnsýslu Reykjavíkurborgar

Nú ákveður fagsvið ráðgjafar að taka til meðferðar kvörtun á hendur Reykjavíkurborg. Skal þá strax skýra viðkomandi fagsviði frá efni kvörtunarinnar nema hætta sé á að rannsókn kunni að torveldast af þeim sökum. Ávallt skal gefa sviðum Reykjavíkurborgar kost á að skýra málið fyrir fagsviði ráðgjafar áður en máli er lokið. Gefi kvörtun ekki tilefni til frekari úrvinnslu lýkur fagsvið ráðgjafar málinu án þess að Reykjavíkurborg sé gefið færi á að koma á framfæri athugasemdum.

Fagsvið ráðgjafar skal veittur aðgangur að að öllum gögnum máls sem eru til rannsóknar. Fagsvið ráðgjafar leitast við að sætta ágreining milli borgarbúa og Reykjavíkurborgar áður en mál er tekið til endanlegrar meðferðar.

Fagsvið ráðgjafar getur beint tilmælum til sviða og fulltrúa Reykjavíkurborgar um að ljúka tilgreindu máli í þeim tilvikum þar sem fyrirliggjandi gögn gefa tilefni til að ætla að óhóflegur dráttur hafi orðið á málsmeðferð.  

 

8. gr.

Lyktir máls

Ef fyrir liggur í upphafi að kvörtun gefi ekki nægilegt tilefni til nánari athugunar eða uppfylli ekki skilyrði starfsreglna til frekari meðferðar skal fagsvið ráðgjafar tilkynna þeim sem kvartað hefur um þá niðurstöðu. Telst málinu þá lokið af hálfu fagsviðs ráðgjafar.

Hafi fagsvið ráðgjafar tekið mál til nánari athugunar skal málum almennt lokið með eftirfarandi hætti:

  1. Mál er látið niður falla að fenginni leiðréttingu eða skýringu fagsviða og/eða fulltrúa Reykjavíkurborgar. 
  2. Fagsvið ráðgjafar lætur í ljós álit sitt á því hvort stjórnsýsluathöfn Reykjavíkurborgar hafi verið í samræmi við lög eða reglur eða skráða stefnumörkun Reykjavíkurborgar, eða hvort annars hafi verið brotið gegn vönduðum stjórnsýsluháttum. Fagsvið ráðgjafar getur beint tilmælum til sviða og/eða fulltrúa Reykjavíkurborgar um úrbætur innan tilgreinds frests.
  3. Máli er lokið í kjölfar ábendingar um að ágreiningur eigi heima fyrir dómstólum og/eða undir kæruleiðir sem ekki heyra undir stjórnsýslu Reykjavíkurborgar.
  4. Reykjavíkurborg er ekki bundin af niðurstöðu fagsviðs ráðgjafar. Telji Reykjavíkurborg að ekki sé rétt að fara eftir tilmælum eða ráðleggingum fagsviðs ráðgjafar skal viðeigandi aðili tilkynna innri endurskoðanda Reykjavíkurborgar um þá niðurstöðu með rökstuddum hætti. Í þeim tilvikum er innri endurskoðanda Reykjavíkurborgar heimilt að upplýsa viðeigandi fagráð, borgarráð eða borgarstjórn um þá niðurstöðu.

 

Afgreiðslur fagsviðs ráðgjafar skulu lagðar fyrir endurskoðunarnefnd Reykjavíkurborgar til kynningar. Í þeim tilvikum þar sem rannsókn máls leiðir í ljós gróf eða ítrekuð brot á lögum eða góðum stjórnsýsluháttum skal innri endurskoðandi Reykjavíkurborgar upplýsa borgarráð sérstaklega um þá niðurstöðu.  

 

9. gr.

Gildistaka

Samþykkt þessi tekur gildi með samþykki endurskoðunarnefndar Reykjavíkurborgar þann 2. nóvember 2020.